ステップ1：AIに「質問集」を自動生成させる
「うちは質問集（FAQ）なんて整備されていない」という現場の声が聞こえてきそうですが、心配いりません。
まずは手元にある、文字だらけの「社内規定」や「業務マニュアル」をそのままAIに渡すことから始めます。
生データ（PDFやExcel）をGeminiに読み込ませる
「新入社員が迷いそうなポイントをQ&A形式で書き出して」と命じる
人間が数日かけて作るはずだった質問集が、AIの手によってわずか数十秒で完成します。
まずはAIを「優秀な編集者」として使い、バラバラな情報を「答えやすい形」に整えさせるのがコツです。
この段階で出来上がったQ&Aを確認するだけで、マニュアルの不備や、普段いかに説明が不足していたかも可視化されます。
「質問集がないからできない」と諦める必要はありません。質問集そのものをAIに作らせるのが、最も確実なやり方です。
ステップ2：作成した質問集で「全社用AI窓口」を共有する
形が整ったら、次はいよいよ「回答者」としてAIをデビューさせます。
ここで活用するのが、Geminiの「カスタムGemini（Gems）」という機能です。
組織で「共有」して運用するポイント 個人で試作する分には無料版でも可能ですが、作成したAI窓口をURL一つで全社員に公開し、組織内で共有して使うには、Google Workspaceの有料プランが必要です。
月々数千円のコストはかかりますが、前回算出した「月14万円の損失」に比べれば、投資回収は一瞬で終わります。
具体的な運用方法 ステップ1で作った質問集を知識として保存し、「これを見て社員に答えてね」と役割を与えたURLを社内に共有します。
社員は「電話する前に、まずはこのURLで聞いてみて」というルールに従うだけです。
12分かかっていたプロセスを「数秒のチャット」に置き換えることで、1回につき360円の損失をほぼゼロに近づけることができます。
担当者の手が止まらなくなるだけでなく、聞く側の社員も「わざわざ電話で聞く気兼ね」から解放されるメリットは計り知れません。
14万円の損失を止める「最初の一歩」
この仕組みを導入するために、数百万、数千万といった高価なIT投資は必要ありません。
必要なのは、今ある資料と、月々数千円のライセンス費用、そして「まずは一冊、マニュアルを預けてみる」という経営陣の好奇心だけです。
「あ、これで電話が一本減るんだ」という手応えこそが、中小企業のDXにおける最大の成功体験になります。
まずは総務のあなたが、最も問い合わせが多い項目から、この2ステップを試してみてください。
技術を難しく考える必要はありません。
今日から始まる小さな工夫が、数年後の組織の競争力を大きく左右することになるでしょう。
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