「お疲れ様です」から始まるメールの定型文、もうAIに書かせていい理由

 

業務効率化に役立つAI活用法

事務作業の負担軽減

日々の業務に追われ、定型的な事務作業に時間を取られている社長や管理職の方々が少なくありません。

• 手間のかかる定型業務が多い
• 時間を節約する手段が必要

お疲れ様です。

毎日、メールの作成や報告書の作成に追われていると、時間がどれだけかかっているか実感しますよね。私も若い頃は、こうした業務に頭を悩ませていました。しかし、AIを活用することで、これらの作業を効率的に処理できるようになります。これまで数時間かかっていた業務が数分で完了することも珍しくありません。

AIが業務を加速する

AIは、定型的な事務作業を簡素化し、時間を大幅に短縮する力を持っています。

• 業務のスピードアップが実現
• 人的リソースの有効活用が可能
  
  

AIが「お疲れ様です」から始まるメールを自動で作成する様子を想像してみてください。簡単な指示を与えるだけで、必要な情報を集約し、スムーズに文章を生成します。このように、AIはまるで優秀なアシスタントのように働き、私たちの業務を加速させてくれるのです。これにより、他の重要な業務にリソースを集中できるようになります。

明日から使える「魔法のメール作成プロンプト」

以下の文章をコピーして、AIに貼り付けて使ってみてください。

• 以下の【 】の中身を埋めて、AIに送信するだけの手軽さ

• どんな場面でも「失礼のない、プロの文章」が手に入る

以下のプロンプト（指示書）を、そのままAI（ChatGPTやDifyなど）に貼り付けてみてください。あなたの専属秘書が動き出します。

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【コピー用プロンプト】

Role

あなたは経験豊富なビジネスマナー講師兼、有能な事務秘書です。

目的

ユーザーが入力する情報に基づき、「お疲れ様です」から始まる、失礼がなく、かつ要件が明確なビジネスメールを作成してください。

ユーザー入力項目（以下を書き換えてください）

1. テーマ：【例：打ち合わせの日程調整について】

2. 送信相手：【例：社外の田中様】

3. メールで伝えたい目的：【例：来週の月曜か火曜にWEB会議をお願いしたい】

出力ルール

・必ず「お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。」という挨拶から始めてください。 ・相手が社外の場合は「いつも大変お世話になっております」などの適切な挨拶を加えてください。 ・結論（目的）を先に述べ、相手が次に何をすべきか明確にしてください。 ・箇条書きを活用して読みやすくしてください。

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まずは簡単な導入から

AI活用を始めるための具体的なステップを踏んでいきましょう。

• 手始めに無料のツールを試す
• 社内での利用ケースを見つける
  まずは、AIツールの無料トライアルを利用してみてください。簡単なプロンプトを入力するだけで、あっという間に文書が生成されます。これにより、社内での業務の流れを見直し、どの部分をAIに任せられるかを考えることが大切です。少しずつ慣れていくことで、自然とAI活用が進んでいくでしょう。

小さな変化が大きな成果に

日々の業務にAIを取り入れることで、効率的な働き方が実現できます。

• AIを使う習慣を始める
  
  

今からでも遅くありません。まずは、定型文の作成からAIに頼ってみてください。業務の中で少しずつAIを取り入れることで、時間を節約し、業務の質を向上させることができます。変化は小さくても、積み重ねることで大きな成果に繋がります。ぜひ、今日から一歩を踏み出してみてください。