課長、日報の件、お任せください。これで課長が毎日うんざりしている確認作業は劇的に変わります。
「なんだAIを使えば簡単じゃん！」。このブログは、そう感じていただいている課長のための具体的な行動手順です。新しいシステム不要、コピペと貼り付けだけで、課長の貴重な「考える時間」を確保します。
1. 田中課長の「うんざりポイント」3つ（AIが引き受けます）
AI活用で**人件費をかけずに「時間を生み出す」**ことが可能です
今のチェック作業の負担は以下の通りです。
手間: 毎日一つ一つ目を通す、形式的な確認に時間を取られる。
精神的負担: ルーチンに忙殺され、本当に考えるべき現場の改善に手が回らない。
まずは、グーグルのAIのGeminiを使おう！はこちら
2. AIでできることと「リスクゼロ」のメリット
このAIプロンプトは、「集計・比較・一次分析」を自動化し、読むべき日報を全体の1割程度に激減させます。システム導入は不要で、学習コストが低いので、失敗の社内評価低下のリスクもありません。
| AIでできること (ルーチン自動化) | 効果 (課長が得られるメリット) |
| 自動分析: 予定と実績を比較、達成率や時間超過を瞬時に計算。 | 判断の高速化: 報告書を読まずに、問題の有無を1秒で判断できる。 |
| 例外の特定: 基準に達しない**「要注意」の日報だけを抽出**。 | 確認の削減: 読むべき日報が1割に減る。 |
| アクション提案: 問題の原因特定と、課長が次にすべき指示や改善策を自動で提案。 | 思考の効率化: 課長はAIの提案を承認・修正するだけで済み、ゼロから考える必要がなくなります。 |
AIは頭の良い「新卒社員」です。最終判断と責任は課長にありますが、ゼロから考える必要がなくなる のは試す価値があります。
3. AI日報チェックの「簡単3ステップ」（5分で完了！）
AI（Geminiなど）を使った日報チェックは、新しいシステム導入も複雑な操作も不要です。
Step 1: 📋 部下からの日報を「入力」用に準備
部下に、日報をメール本文に以下の5項目で書くように伝えてください。
A. 予定生産数
B. 実績生産数
C. 予定作業時間
D. 実績作業時間
E. 特記事項
Step 2: 📝 プロンプト（指示書）に情報を貼り付ける
メールが届いたら、以下の情報をAIに送る準備をします
★事前にAIをブラウザで開いておいてください 。AI準備手順はこちらのブログを！
プロンプト全文をコピーする。
【入力必須情報】 の2項目（本日日付、報告者名）を埋める。
【日報データ】 の欄に、Step 1のメール本文（日報の5項目）をそのまま貼り付ける。
Step 3: ✅ AIの出力結果を「コピペ」で承認する
AIが瞬時に分析結果を出力します。
「🚨 サマリー」 を見て、「要注意」かどうかを確認。
「✅ 課題提示と提案」 を見て、現場の改善策を把握。
「📝 部下へのフィードバック指示」 のメール例文をコピーし、そのまま部下に送って承認完了。
課長はAIの提案を承認・修正するだけで済み、AIに業務のバトンが渡せる ことを実感できます 。面倒なルーチンワークはAIに任せてしまいましょう！
4. 🚨 【最重要ルール】リスク回避のためのシンプルな禁止事項
失敗を防ぐため、このシンプルなルールを必ず守ってください。
社外秘、個人情報、機密情報 は、絶対に AI に入力しないでください 。
AIの回答は必ず**「最終チェック」**をしてください。特に数値は間違っている可能性（ハルシネーション）があるため、鵜呑みにしないでください 。
今日からあなたの業務を変える最初の5分
この簡単な3ステップで、「日々の苦痛」 が軽減されるという具体的なインセンティブ を感じられるはずです。
さあ、このAI活用を明日からの業務にどう組み込みますか？
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次回の記事テーマ: 【辛口】「日報チェック」を放置する課長が知らない、未来の金融機関評価と「あなたの責任」
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